很多發(fā)明人對專(zhuān)利代理申請流程十分好奇，對專(zhuān)利申請文件撰寫(xiě)文件要求也是十分嚴格，當然，專(zhuān)利工程師與發(fā)明人都希望專(zhuān)利可以一次性通過(guò)授權。那么代理申請專(zhuān)利文件質(zhì)量如何保障呢。

從研發(fā)工程師頭腦中的技術(shù)方案到專(zhuān)利申請文件的最后定稿，必然經(jīng)歷許多階段，這些階段的設置為專(zhuān)利申請文件質(zhì)量提供了程序上的保障。企業(yè)在專(zhuān)利管理流程中應該重注意各個(gè)流程的管控。

(1)方案產(chǎn)生階段。

方案產(chǎn)生階段即企業(yè)內部研發(fā)部門(mén)提供待申請的技術(shù)方案。在方案產(chǎn)生階段之前，企業(yè)應該培養研發(fā)人員的專(zhuān)利申請意識，鼓勵研發(fā)人員在工作過(guò)程中提出可供專(zhuān)利申請的技術(shù)方案，專(zhuān)利部門(mén)的工程師也應該早期介入培訓，以提高研發(fā)人員提出申請的主動(dòng)性和積極性。

當研發(fā)工程師提出準備專(zhuān)利申請的技術(shù)方案時(shí)，按照技術(shù)交底書(shū)的格式進(jìn)行填寫(xiě)。由于丁程師往往不具備專(zhuān)利申請經(jīng)驗，其撰寫(xiě)的交底材料可能存在許多缺陷。

例如，沒(méi)有交代現有技術(shù)存在的技術(shù)問(wèn)題，對于現有技術(shù)的技術(shù)問(wèn)題存在主觀(guān)臆斷的判斷，沒(méi)有觀(guān)描述現有技術(shù)存在的技術(shù)問(wèn)題從而交底書(shū)中的技術(shù)方案并沒(méi)有解決現有技術(shù)的技術(shù)問(wèn)題，邏輯錯誤，交底書(shū)技術(shù)方案交代不清楚，使用了不規范的術(shù)語(yǔ)而沒(méi)有相應解釋?zhuān)约皼](méi)有附圖或者附圖不能清楚地顯示技術(shù)方案內容等。

專(zhuān)利工程師應該經(jīng)常與研發(fā)工程師進(jìn)行交流，對其技術(shù)交底書(shū)的撰寫(xiě)進(jìn)行輔導。一份技術(shù)方案交代清楚、完整的技術(shù)交底書(shū)是專(zhuān)利申請文件能夠成功的開(kāi)始，如果可能，還應該讓工程師盡可能地補充其引證資料。

對于外觀(guān)設計專(zhuān)利申請而言，應該檢查各個(gè)視圖之間的關(guān)系是否正確、圖片和照片是否有不清楚的地方。

(2)方案審查階段。

對于研發(fā)工程師提出的專(zhuān)利申請技術(shù)方案，應當由專(zhuān)利工程師進(jìn)行初步審查，以保證交底材料符合基本的要求。在這個(gè)階段，主要包括兩個(gè)方面：一是對技術(shù)交底書(shū)的初步審查，，二是對技術(shù)方案的初步檢索判斷。

專(zhuān)利工程師的初步審查包括形式審查和實(shí)質(zhì)審查。例如，對技術(shù)交底書(shū)記載的技術(shù)方案的內容是否完善，是否違反《專(zhuān)利法》第5條、第25條的規定等進(jìn)行初步形式上的審查。

對于形式上和實(shí)質(zhì)上的缺陷，專(zhuān)利丁程師應該對這些問(wèn)題進(jìn)行歸納總結后要求撰寫(xiě)技術(shù)交底書(shū)的研發(fā)工程師進(jìn)行補充和完善；在沒(méi)有把握確認技術(shù)方案內容的情況下，應該就技術(shù)方案的內容和研發(fā)工程師反復確認，保證交底書(shū)在形式上符合要求，即至少應該包含背景技術(shù)、本技術(shù)方案及產(chǎn)生的有益效果三個(gè)方面的內容。

如果不符合要求，可要求研發(fā)工程師對其技術(shù)方案進(jìn)行補充和完善。該階段是對技術(shù)交底書(shū)進(jìn)行不斷完善的階段，需要專(zhuān)利工程程師和研發(fā)工程師反復磋商，以保證技術(shù)交底書(shū)達到初步要求。同時(shí)，在審查過(guò)程中，還應該對交底書(shū)中的技術(shù)術(shù)語(yǔ)是否規范、附圖是否齊全、附圖是否符合專(zhuān)利法的要求作進(jìn)一步的檢查。

當專(zhuān)利工程師認為技術(shù)方案完整、清楚后即可進(jìn)行專(zhuān)利檢索分析工作。對技術(shù)交底書(shū)中的技術(shù)方案進(jìn)行初步檢索，檢索范圍根據專(zhuān)利未來(lái)需要保護的地區或者根據企業(yè)的目的來(lái)確定。檢索判斷的目的在于找到現有技術(shù)，并對技術(shù)交底書(shū)中技術(shù)方案的新穎性和創(chuàng )造性進(jìn)行基本判斷。這個(gè)環(huán)節是確定專(zhuān)利申請是否繼續進(jìn)行下去的依據。

對于那些根據檢索結果能夠明顯判斷出缺乏新穎性，并且無(wú)法通過(guò)補充材料來(lái)避開(kāi)新穎性問(wèn)題的申請，可以和發(fā)明人溝通建議結案處理，以節約程序；對于可以通過(guò)補充材料避開(kāi)新穎性的申請，則可以建議發(fā)明人補充材料后進(jìn)行。

對于創(chuàng )造性的判斷，則可以根據待申請技術(shù)方案對企業(yè)的重要程度來(lái)確定，企業(yè)可以根據不同情況進(jìn)行處理。另外，通過(guò)檢索結果，企業(yè)還應該建立相關(guān)技術(shù)領(lǐng)域的專(zhuān)利庫，方便下次相同技術(shù)領(lǐng)域申請的檢索工作，進(jìn)一步提高效率，縮短檢索判斷的周期。

當專(zhuān)利工程師與研發(fā)人員對于技術(shù)方案有爭議時(shí)，可將該技術(shù)方案交由技術(shù)委員會(huì )進(jìn)行審查判斷，最終由技術(shù)委員會(huì )作出是否需要申請的決定。技術(shù)委員會(huì )作出申請決定后即可將交底材料轉由專(zhuān)利工程師負責檢索分析工作。

(3)撰寫(xiě)專(zhuān)利申請文件階段。

在撰寫(xiě)文件階段，可將已經(jīng)通過(guò)檢索分析的提案交由外部代理機構或內部代理人員來(lái)完成申請文件的撰寫(xiě)。將專(zhuān)利申請文件主要交由外部代理機構撰寫(xiě)能使企業(yè)專(zhuān)利工程師將工作精力集中在內部交底材料的審核上，這樣能夠保證交底材料能夠更加清楚、完整，使外部代理機構撰寫(xiě)質(zhì)量進(jìn)一步提高，也有利于專(zhuān)利申請文件的后期審核工作。特殊情況下，專(zhuān)利申請文件的撰寫(xiě)也可由內部代理人員來(lái)完成。

在委托外部專(zhuān)利代理機構時(shí)，應該把技術(shù)交底書(shū)以及檢索到的相關(guān)現有技術(shù)文獻都提供給專(zhuān)利代理機構，并應盡可能地選擇熟悉申請技術(shù)方案技術(shù)領(lǐng)域的代理人撰寫(xiě)。當外部專(zhuān)利代理機構返回撰寫(xiě)好的申請文件后，具體承辦的專(zhuān)利工程師應該對該申請文件進(jìn)行初步審核，并按照企業(yè)專(zhuān)利管理的要求將需要修改的意見(jiàn)反饋給代理人。

經(jīng)過(guò)雙方確認后，專(zhuān)利工程師即可將申請文件轉遞給研發(fā)工程師進(jìn)行確認，以確定申請文件中的技術(shù)方案是否正確，并提出修改意見(jiàn)。在實(shí)際操作過(guò)程中，申請文件可能需要經(jīng)歷反復的修改后定稿，定稿后即完成本階段的工作。

最后，為了保證外部代理機構的撰寫(xiě)水平的提高，還應該對撰寫(xiě)專(zhuān)利申請文件的代理人的申請文件質(zhì)量進(jìn)行評價(jià)。

(4)確認送件階段。

在專(zhuān)利申請文件撰寫(xiě)出初稿后，應該指派經(jīng)驗豐富的專(zhuān)門(mén)審核人員對撰寫(xiě)完成的專(zhuān)利申請文件進(jìn)行審核，以進(jìn)一步確保專(zhuān)利申請文件的質(zhì)量。審核環(huán)節是確保專(zhuān)利申請文件質(zhì)量的最后一環(huán)，此階段的審核人員往往由對專(zhuān)利及技術(shù)均非常熟悉的人員來(lái)?yè)巍?br />
設置這樣一個(gè)審核環(huán)節的目的是對專(zhuān)利申請文件從深度上、廣度上進(jìn)行總體把握，從整體上保證專(zhuān)利申請文件的質(zhì)量。審核專(zhuān)利申請文件應把重點(diǎn)放在權利要求的范圍是否合適，說(shuō)明書(shū)是否清楚、完整地交代了技術(shù)方案，權利要求有沒(méi)有得到說(shuō)明書(shū)的支持，以及申請文件內容是否與交底材料中的內容一致等方面。

確認申請文件后即可將申請文件返回發(fā)明人確認技術(shù)方案是否存在問(wèn)題。經(jīng)過(guò)發(fā)明人對技術(shù)方案的確認后，即可將申請文件轉給專(zhuān)利復核人員復核，以對申請文件進(jìn)行進(jìn)一步的確認。